Wie is verantwoordelijk?

Gebbink Media is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Dit betekent dat wij bepalen welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en hoe deze gegevens worden beveiligd.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze website, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, een opdracht verstrekt, met ons samenwerkt of op een vacature reageert.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam en functie;
• adres- en vestigingsgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• factuur- en betalingsgegevens;
• gegevens die je invult in een contact- of offerteformulier;
• informatie over een gewenste productie of samenwerking;
• correspondentie via e-mail, telefoon of sociale media;
• foto-, video- en geluidsopnamen;
• IP-adres, browserinformatie en technische websitegegevens;
• informatie die je meestuurt bij een sollicitatie of stageaanvraag;
• andere gegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt.

Wij vragen je om geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens aan ons te verstrekken wanneer dit niet noodzakelijk is.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Gebbink Media verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om:

• vragen, berichten en contactverzoeken te beantwoorden;
• offertes en prijsindicaties op te stellen;
• een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren;
• video-, foto-, animatie- en socialmediaproducties te realiseren;
• projecten te plannen, produceren, monteren en leveren;
• facturen op te stellen en betalingen te verwerken;
• klantrelaties en projectadministratie bij te houden;
• onze website en dienstverlening te verbeteren;
• de beveiliging en werking van onze website te bewaken;
• resultaten van campagnes en content te analyseren;
• te voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen;
• sollicitaties en stageaanvragen te beoordelen;
• fraude, misbruik of beveiligingsincidenten te voorkomen;
• contact op te nemen over relevante diensten of eerdere aanvragen.

Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is om een offerte op te stellen, afspraken te maken, een opdracht uit te voeren of een productie op te leveren.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens moeten wij verwerken en bewaren om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke verplichtingen.

Toestemming

In situaties waarin toestemming nodig is, vragen wij deze vooraf. Je kunt een eerder gegeven toestemming in beginsel altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Gerechtvaardigd belang

Soms verwerken wij persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op normale bedrijfsvoering, projectadministratie, beveiliging, fraudepreventie, het verbeteren van onze dienstverlening of beperkt relatiebeheer.

Daarbij beoordelen wij altijd of onze belangen opwegen tegen jouw privacybelangen en grondrechten.

Foto-, video- en geluidsopnamen

Voor onze werkzaamheden maken en verwerken wij regelmatig foto-, video- en geluidsopnamen. Personen kunnen daarbij herkenbaar in beeld of hoorbaar zijn.

De opdrachtgever is in beginsel verantwoordelijk voor het informeren van medewerkers, bezoekers, klanten, acteurs, figuranten en andere betrokkenen die tijdens een productie herkenbaar in beeld komen, tenzij hierover schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.

Wanneer dat nodig is, worden aanvullende afspraken gemaakt over toestemming, portretrecht, gebruiksrechten, locaties en de publicatie of verspreiding van opnamen.

Ruwe opnamen, projectbestanden en gemonteerde producties kunnen gedurende een passende periode worden bewaard voor montage, correctierondes, archivering, hergebruik en het leveren van aanvullende versies, voor zover dit past binnen de gemaakte afspraken en toepasselijke wetgeving.

Website, configurator en contactformulieren

Wanneer je een formulier, projectconfigurator of andere functionaliteit op onze website gebruikt, verwerken wij de informatie die je zelf invult.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• jouw naam en bedrijfsnaam;
• contactgegevens;
• geselecteerde diensten of pakketten;
• budget- en planningsinformatie;
• projectwensen en aanvullende opmerkingen;
• een automatisch berekende prijsindicatie.

Deze informatie gebruiken wij om jouw aanvraag te beoordelen, contact op te nemen, een voorstel uit te werken of een overeenkomst voor te bereiden.

Een online berekening of prijsindicatie is niet automatisch een definitieve offerte of overeenkomst, tenzij dit uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

Cookies, analytics en advertenties

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een websitebezoek op jouw apparaat kan worden opgeslagen.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn nodig om de website correct te laten werken. Deze kunnen bijvoorbeeld instellingen onthouden, formulieren laten functioneren of de beveiliging ondersteunen.

Analytische cookies

Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Wij kunnen bijvoorbeeld analyseren welke pagina’s worden bezocht, via welk apparaat bezoekers de website gebruiken en hoe de website technisch presteert.

Marketing- en trackingcookies

Wanneer wij advertentie- of trackingtechnieken gebruiken, bijvoorbeeld van Meta, Google of vergelijkbare aanbieders, worden deze alleen geactiveerd wanneer daarvoor toestemming vereist is en je deze toestemming hebt gegeven.

Via de cookiemelding op onze website kun je jouw voorkeuren beheren. Je kunt cookies daarnaast verwijderen of blokkeren via de instellingen van jouw browser.

Social media en externe platformen

Gebbink Media is actief op verschillende sociale media en online platformen, zoals Instagram, Facebook, LinkedIn, YouTube en mogelijk andere kanalen.

Wanneer je via deze platformen met ons communiceert, kunnen wij jouw profielnaam, openbare profielinformatie en de inhoud van jouw bericht verwerken om daarop te reageren.

De betreffende platformen verwerken daarnaast zelfstandig persoonsgegevens. Op die verwerking zijn de privacyvoorwaarden van het betreffende platform van toepassing. Gebbink Media heeft niet altijd volledige controle over de manier waarop deze partijen persoonsgegevens verwerken.

Op onze website kunnen video’s, socialmediaberichten of andere externe onderdelen worden ingesloten. Afhankelijk van jouw cookievoorkeuren kunnen deze externe aanbieders informatie over jouw apparaat of websitebezoek ontvangen.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet. Persoonsgegevens worden alleen met andere partijen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of een wettelijke verplichting.

Afhankelijk van de opdracht kunnen wij gebruikmaken van:

• hosting- en websiteproviders;
• e-mail- en cloudopslagdiensten;
• boekhoud- en administratiesoftware;
• betaal- en facturatiediensten;
• online projectmanagement- en samenwerkingssoftware;
• freelancers, crewleden en productiepartners;
• editors, animatoren, fotografen en andere makers;
• drukkerijen, mediapartners en distributieplatformen;
• marketing-, analytics- en advertentieplatformen;
• juridische of financiële adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer wij daartoe verplicht zijn.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik van gegevens.

Zelfstandige opdrachtnemers en samenwerkingspartners kunnen voor hun eigen verwerking zelfstandig verantwoordelijk zijn.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige software-, cloud-, socialmedia- of advertentieaanbieders kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, maken wij waar nodig gebruik van passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane maatregelen.

Ondanks deze maatregelen kan de privacywetgeving in andere landen afwijken van de Europese privacyregels.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn vereist.

Wij hanteren in beginsel de volgende uitgangspunten:

• contact- en offerteaanvragen worden bewaard zolang dit nodig is voor de behandeling en eventuele opvolging;
• klant-, opdracht- en projectgegevens worden bewaard gedurende de samenwerking en een passende periode daarna;
• administratieve en fiscale gegevens worden bewaard volgens de geldende wettelijke bewaartermijnen;
• sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de procedure verwijderd, tenzij toestemming is gegeven om deze langer te bewaren;
• ruwe video-, foto- en audiobestanden worden bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is voor productie, correcties, archivering of aanvullende leveringen;
• definitieve producties kunnen langer worden bewaard als bedrijfsarchief, portfolio, bewijs van uitvoering of voor overeengekomen hergebruik;
• technische website- en beveiligingsgegevens worden gedurende een beperkte periode bewaard, tenzij langer bewaren nodig is vanwege een incident of onderzoek.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd, geanonimiseerd of ontoegankelijk gemaakt, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:

• beveiligde apparatuur en gebruikersaccounts;
• sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
• beveiligde verbindingen en versleutelde gegevensoverdracht;
• beperkte toegang tot bestanden en projectomgevingen;
• back-ups en passende opslagmaatregelen;
• updates van software, websites en systemen;
• afspraken over vertrouwelijkheid met medewerkers en partners;
• controle op beveiligingsincidenten en datalekken.

Geen enkele methode van digitale opslag of verzending is volledig zonder risico. Wij doen ons best om een passend beveiligingsniveau te realiseren dat aansluit bij de aard van de gegevens en onze werkzaamheden.

Welke privacyrechten heb je?

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kun je ons verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;
• jouw persoonsgegevens te verwijderen;
• de verwerking van jouw gegevens te beperken;
• jouw gegevens over te dragen aan jou of een andere partij;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kun je sturen naar info@gebbinkmedia.nl . Vermeld daarbij duidelijk op welk recht je een beroep doet en om welke gegevens of verwerking het gaat.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Verstuur niet ongevraagd een volledige kopie van jouw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een volledig en geldig verzoek. Bij complexe of omvangrijke verzoeken kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. In dat geval informeren wij je hierover.

Sommige verzoeken kunnen geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer wij gegevens bijvoorbeeld nog nodig hebben voor een wettelijke verplichting, overeenkomst, rechtsvordering of de bescherming van rechten van anderen.

Vragen of een klacht indienen

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op. Wij zoeken graag samen naar een passende oplossing.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor privacy en gegevensbescherming.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, bedrijfsvoering of wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt altijd op onze website gepubliceerd. Bovenaan deze pagina staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen waar nodig op een aanvullende manier informeren.